Aren Filo Yönetimi Danışmanlık Hizmetleri Sanayi ve Ticaret A.Ş. ("Aren Filo" veya "Şirket") olarak kişisel verilerinizin güvenliğine önem veriyoruz. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
1. Veri sorumlusu
| Bilgi | Değer |
|---|---|
| Unvan | Aren Filo Yönetimi Danışmanlık Hizmetleri Sanayi ve Ticaret A.Ş. |
| Adres | Yenisahra Mah. Atalay Cad. No: 19-21 Ataşehir – İstanbul |
| E-posta | info@arenfilo.com |
| Telefon | 0549 842 22 62 |
| Web sitesi | www.arenfilo.com |
2. Bu metin kimleri kapsar?
Bu aydınlatma metni, Şirketimizle aşağıdaki sıfatlarla ilişki kuran gerçek kişileri kapsar:
- Web sitesi ziyaretçileri: arenfilo.com'u ziyaret eden kişiler.
- Potansiyel müşteriler: teklif formu, telefon, e-posta veya WhatsApp aracılığıyla bilgi ya da teklif talep eden kişiler ve bunların temsil ettiği şirketlerin yetkilileri.
- Müşteri yetkilileri ve çalışanları: araç kiraladığımız kurumların sözleşme, satın alma, filo ve muhasebe birimlerindeki yetkili kişileri.
- Araç kullanıcıları (sürücüler): kiralanan araçları kullanan, müşterimiz tarafından bildirilen kişiler.
- Bireysel müşteriler: araç kiralama sözleşmesinin tarafı olan gerçek kişiler ve şahıs şirketleri.
Çalışanlarımız, çalışan adaylarımız ve tedarikçilerimizin çalışanları için ayrı aydınlatma metinleri uygulanır.
3. İşlenen kişisel veri kategorileri
| Kategori | Örnek veriler | İlgili kişi grubu |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad; sözleşme ve araç teslimi için T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, sürücü belgesi bilgileri (sınıfı, numarası, veriliş tarihi) | Potansiyel ve mevcut müşteriler, müşteri yetkilileri, sürücüler |
| İletişim | Telefon numarası, e-posta adresi, adres | Tüm gruplar (ziyaretçiler hariç) |
| Mesleki | Çalışılan şirket, unvan, departman | Potansiyel müşteriler, müşteri yetkilileri, sürücüler |
| Müşteri işlem | Teklif talebi içeriği (araç modeli, adet, kiralama süresi, mesaj), sözleşme ve sipariş bilgileri, talep ve şikâyet kayıtları, yazışmalar | Potansiyel ve mevcut müşteriler, müşteri yetkilileri |
| Finans | Fatura bilgileri, vergi numarası, banka hesap bilgileri, ödeme kayıtları | Bireysel müşteriler, müşteri yetkilileri (kurum adına) |
| Araç ve kullanım | Araç plakası, kilometre bilgisi, araç teslim ve iade tutanakları, bakım, lastik ve servis kayıtları, hasar ve kaza tutanakları, trafik cezası, köprü ve otoyol geçiş kayıtları | Bireysel müşteriler, sürücüler |
| Lokasyon | GPS Takip ve İzleme Sistemi aracılığıyla araç konumu, güzergâh, hız ve sürüş bilgileri | Sürücüler, bireysel müşteriler |
| Hukuki işlem | Hasar, sigorta ve uyuşmazlık süreçlerine ilişkin bilgi ve belgeler | Bireysel müşteriler, sürücüler, müşteri yetkilileri |
| İşlem güvenliği | IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri, site kullanım kayıtları | Web sitesi ziyaretçileri |
| Pazarlama | Ticari elektronik ileti tercihleri, kampanya ve etkinlik katılım bilgileri | Açık rıza veren potansiyel ve mevcut müşteriler |
4. Kişisel verilerin işlenme amaçları ve hukuki sebepleri
Kişisel verileriniz, KVKK'nın 4. maddesindeki genel ilkelere uygun olarak; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık ve meşru amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde işlenir. İşleme amaçları ve dayandığımız hukuki sebepler aşağıdadır:
| İşleme amacı | Veri kategorileri | Hukuki sebep (KVKK md. 5) |
|---|---|---|
| Teklif taleplerinin alınması, değerlendirilmesi ve teklif hazırlanması; size geri dönüş yapılması | Kimlik, iletişim, mesleki, müşteri işlem | Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c) |
| Araç kiralama sözleşmesinin kurulması ve ifası; araç teslim ve iadesi | Kimlik, iletişim, mesleki, müşteri işlem, finans, araç ve kullanım | Sözleşmenin kurulması veya ifası (md. 5/2-c) |
| Sürücülerin araç kullanma yetkisinin ve sürücü belgesi geçerliliğinin kontrolü | Kimlik (sürücü belgesi bilgileri), iletişim | Sözleşmenin ifası (md. 5/2-c); meşru menfaat (md. 5/2-f) |
| Kiralamaya dahil standart hizmetlerin yürütülmesi: Lastik Yönetim Hizmeti, Yedek Araç Temini, bakım ve servis organizasyonu | Kimlik, iletişim, araç ve kullanım | Sözleşmenin ifası (md. 5/2-c) |
| GPS Takip ve İzleme Sistemi ile araç konumunun izlenmesi, araç güvenliğinin sağlanması ve müşteriye filo raporlarının sunulması | Lokasyon, araç ve kullanım | Sözleşmenin ifası (md. 5/2-c); meşru menfaat (md. 5/2-f) |
| Araç sigortaları (kasko, zorunlu trafik sigortası) ile hasar ve kaza süreçlerinin yürütülmesi | Kimlik, iletişim, araç ve kullanım, hukuki işlem | Sözleşmenin ifası (md. 5/2-c); hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç); bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e) |
| Trafik cezası, köprü ve otoyol geçiş ücreti gibi bildirimlerin ilgili kişiye yönlendirilmesi ve yetkili kurumlara bildirilmesi | Kimlik, iletişim, araç ve kullanım | Kanunlarda açıkça öngörülme (md. 5/2-a); hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç); bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e) |
| Faturalandırma, tahsilat ve muhasebe işlemleri | Kimlik, iletişim, finans, müşteri işlem | Sözleşmenin ifası (md. 5/2-c); hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç) |
| Talep, öneri ve şikâyetlerin alınması ve sonuçlandırılması | Kimlik, iletişim, müşteri işlem | Sözleşmenin ifası (md. 5/2-c); meşru menfaat (md. 5/2-f) |
| Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi; yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi taleplerinin karşılanması | İlgili tüm kategoriler | Kanunlarda açıkça öngörülme (md. 5/2-a); hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç) |
| Hukuki uyuşmazlıkların yönetimi ve haklarımızın korunması | İlgili tüm kategoriler | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e) |
| Web sitesinin güvenli ve doğru çalışması; zorunlu çerezlerle tercihlerinizin hatırlanması | İşlem güvenliği | Sözleşmenin ifası (md. 5/2-c); meşru menfaat (md. 5/2-f) |
| Analitik ve pazarlama çerezleriyle site kullanımının ölçülmesi | İşlem güvenliği | Açık rıza (md. 5/1). Şu anda sitemizde bu tür çerez kullanılmamaktadır. |
| Kampanya, duyuru ve tanıtımlar için ticari elektronik ileti gönderilmesi | Kimlik, iletişim, pazarlama | Açık rıza (md. 5/1) ve 6563 sayılı Kanun kapsamında alınan onay |
Açık rızaya dayanan işlemler, yalnızca ayrıca ve özgür iradenizle onay vermeniz hâlinde yapılır. Açık rıza vermemeniz, kiralama hizmetlerinden yararlanmanızı etkilemez. Verdiğiniz açık rızayı dilediğiniz zaman, geleceğe etkili olarak geri alabilirsiniz.
5. Kişisel verilerin toplanma yöntemi
Kişisel verileriniz otomatik ya da otomatik olmayan yollarla, aşağıdaki kanallardan toplanır:
- arenfilo.com üzerindeki teklif formu ve iletişim bağlantıları (site ve form, Cloudflare altyapısında çalışır)
- Telefon, e-posta ve WhatsApp Business danışma hattı üzerinden yapılan görüşmeler ve yazışmalar
- Kiralama sözleşmeleri, araç teslim ve iade tutanakları ile bu süreçte iletilen belgeler
- Kurumsal müşterilerimizin, araç kullanıcılarını bildirmek için ilettiği listeler
- Araçlarda bulunan GPS Takip ve İzleme Sistemi cihazları
- Sigorta şirketleri, servisler, kamu kurumları ve köprü-otoyol işletmecileri gibi iş ortaklarından ve kurumlardan gelen bildirimler
- Web sitesindeki çerezler ve benzeri teknolojiler (ayrıntılar için Çerez Politikası)
Bir kurum adına bize başka kişilere ait bilgileri (örneğin sürücü listesi) iletiyorsanız, bu kişileri bu aydınlatma metni hakkında bilgilendirmenizi rica ederiz.
6. Kişisel verilerin aktarılması
Yurt içine aktarım
Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı ve ölçülü olmak üzere, KVKK'nın 8. maddesine uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
| Alıcı grubu | Aktarım amacı |
|---|---|
| Kurumsal müşterilerimiz | Araçlarını kullanan sürücülere ilişkin kullanım, GPS konum ve filo raporlarının, hasar ve ceza bildirimlerinin iletilmesi |
| Sigorta şirketleri ve sigorta aracıları | Kasko ve zorunlu trafik sigortası işlemleri ile hasar süreçlerinin yürütülmesi |
| Yetkili servisler, lastik ve bakım hizmet sağlayıcıları, yedek araç tedarikçileri | Kiralamaya dahil bakım, lastik ve yedek araç hizmetlerinin sunulması |
| GPS takip sistemi hizmet sağlayıcısı | Araç konumunun izlenmesi ve raporlanması |
| Yurt içindeki bilgi teknolojileri ve iletişim hizmeti sağlayıcıları | Kurumsal e-posta ve bilgi sistemlerinin işletilmesi |
| Bankalar ve ödeme kuruluşları | Tahsilat ve ödeme işlemleri |
| Mali müşavirler, bağımsız denetçiler, avukatlar ve danışmanlar | Muhasebe, denetim ve hukuki süreçlerin yürütülmesi |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (Emniyet Genel Müdürlüğü, Jandarma, Gelir İdaresi, mahkemeler ve icra daireleri, Kişisel Verileri Koruma Kurumu gibi) ile köprü ve otoyol işletmecileri | Kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi, trafik cezası ve geçiş ücreti bildirimleri, resmî taleplerin karşılanması |
Yurt dışına aktarım
Web sitemiz ve teklif formumuz, merkezi Amerika Birleşik Devletleri'nde bulunan Cloudflare, Inc. altyapısında barındırılmaktadır. Cloudflare, içerik dağıtım ağı aracılığıyla yurt dışındaki sunucuları da dahil olmak üzere birçok ülkedeki veri merkezini kullanır. Bu nedenle aşağıdaki kişisel verileriniz yurt dışına aktarılır:
| Alıcı | Aktarılan veriler | Amaç |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. (ABD) ve bağlı veri merkezleri | İşlem güvenliği (IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri, erişim kayıtları) | Web sitesinin sunulması, hızlı ve güvenli çalışması, kötü niyetli trafiğin engellenmesi |
| Cloudflare, Inc. (ABD) ve bağlı veri merkezleri | Teklif formunda paylaştığınız kimlik, iletişim, mesleki ve müşteri işlem verileri | Formun alınması, doğrulanması ve e-posta olarak Şirketimize iletilmesi |
Bu aktarım, KVKK'nın 9. maddesi ve Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen standart sözleşme imzalanarak yapılır. Standart sözleşme, imzalanmasından itibaren 5 iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilir. Ayrıca Cloudflare, verilerin güvenliğine ilişkin teknik ve idari tedbirleri kendi veri işleme sözleşmesi kapsamında taahhüt etmektedir.
Teklif formu verileriniz Cloudflare tarafından kalıcı olarak saklanmaz; e-posta olarak iletildikten sonra Şirketimizin kurumsal e-posta sisteminde, bu metnin 7. bölümündeki sürelerle saklanır.
WhatsApp danışma hattımızı kullanmayı tercih ederseniz, yazışmalarınız WhatsApp'ın (Meta Platforms) yurt dışındaki altyapısı üzerinden iletilir ve bu hizmetin kendi gizlilik koşullarına tabi olur. Bu kanalı kullanmak zorunlu değildir; bize telefon, e-posta veya teklif formu ile de ulaşabilirsiniz.
7. Kişisel verilerin saklanma süresi
Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır. Bu sürelerin sonunda Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
| Veri | Saklama süresi |
|---|---|
| Sözleşmeye dönüşmeyen teklif talepleri | Talep tarihinden itibaren 2 yıl |
| Kiralama sözleşmesi ve bu sözleşmeyle ilgili kayıtlar | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl (Türk Borçlar Kanunu genel zamanaşımı süresi) |
| Ticari defterler, faturalar ve muhasebe belgeleri | 10 yıl (Türk Ticaret Kanunu md. 82); vergi mevzuatındaki süreler saklıdır |
| GPS konum ve sürüş kayıtları | Kaydın oluşturulmasından itibaren 1 yıl; hasar, ceza veya uyuşmazlıkla ilgili kayıtlar bu süreç sonuçlanana kadar |
| Hasar, kaza ve uyuşmazlık dosyaları | Sürecin sonuçlanmasından itibaren 10 yıl |
| Ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları | Onayın geri alınmasından itibaren 3 yıl |
| Çerez ve tercih kayıtları | [Çerez Politikası](cerez-politikasi)'nda belirtilen süreler |
8. Kişisel verilerin güvenliği
KVKK'nın 12. maddesi uyarınca kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bunlara erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik idari ve teknik tedbirleri alırız. Erişim yetkileri görev gereğiyle sınırlandırılır, verilere erişen çalışanlarımız ve iş ortaklarımız gizlilik yükümlülüğü altındadır. Verilerinizin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede size ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildiririz.
9. KVKK'nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınız
Veri sorumlusu olarak Şirketimize başvurarak:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
10. Başvuru yöntemi
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Türkçe ve yazılı olarak, aşağıdaki yollardan biriyle iletebilirsiniz:
- Islak imzalı dilekçeyle, şahsen veya noter aracılığıyla: Yenisahra Mah. Atalay Cad. No: 19-21 Ataşehir – İstanbul
- Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış olarak ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) yoluyla
- Daha önce Şirketimize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden info@arenfilo.com adresine
Başvurunuzda şu bilgilerin bulunması gerekir:
- Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza
- T.C. vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası
- Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi
- Varsa bildirime esas e-posta adresi, telefon veya faks numarası
- Talep konusu
Konuya ilişkin bilgi ve belgeler de başvuruya eklenmelidir. Kimliğinizi doğrulamak için ek bilgi isteyebiliriz. Başkası adına yapılan başvurularda, başvuruyu yapan kişinin bu konuda yetkili olduğunu gösteren belge (örneğin vekâletname) eklenmelidir.
Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâllerinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
11. Aydınlatma metnindeki değişiklikler
Bu aydınlatma metni, mevzuattaki ve veri işleme faaliyetlerimizdeki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; sayfanın başındaki "Son güncelleme" tarihi metnin en son ne zaman değiştirildiğini gösterir.